Analys och Utvärdering

Produkter och Tjänster

Analys och Utvärdering

I allt förändrings- och förbättringsarbete behöver man "ta tempen" på hur organisationen mår, hur mogen den är och vilka kvalitetsnivåer som uppnås. Det ger vägledning om var insatser ska sättas in. Med rätt vald metod går det också att sätta mätbara mål för nästa önskade tillstånd. Här nedan redovisas några metoder som Helling Företagsutveckling kan hjälpa till med.

SWOT-Analys

 

Vid en SWOT-analys identifierar man organisationens förutsättningar att nå sina framtida mål.

Vilka är styrkorna som ska förstärkas? Vilka är svagheterna som måste åtgärdas? Vad finns det för möjligheter som organisationen kan utnyttja och slutligen vilka hot finns som kan hindra och som antingen måste "undanröjas" eller vara handlingsberedd att hantera.

Med hjälp av resultatet prioriterar man ett hanterbart antal åtgärder som skrivs in i verksamhetplanen eller i en separat handlingsplan. Det är en enkel metod, men man glömmer lätt det viktigaste; åtgärdsplanen. Det kan ibland vara bra att ta hjälp av en moderator eller facilitator i samband med SWOT-analysen.

Riskanalys

 

Risk definieras som sannolikhet x konsekvens. Hur troligt är det att något kan gå snett och om det gör det hur stora blir konsekvenserna? När den bedömningen är gjort kan man man mappa in risken i en matris som i bilden till vänster. Då startar jobbet med att lindra eller begränsa

risken. Det gör man genom att identifiera proaktiva åtgärder som antingen minskar sannolikheten eller konsekvenserna eller varför inte både ock. Givetvis prioriterar man riskerna som hamnar i röda rutor först. En fallgrop är att deltagarna tenderar att räkna upp alla kända existerande problem. De är inga risker, för de har ju redan inträffat. De får man lösa med "vanliga" problemlösningsmetoder.

Processanalys

 

En processanalys kan göras på flera olika sätt. Valet av metod avgörs i hög grad av vad man vill ha ut av analysen. Letar man efter flaskhalsar, köer, ledtider eller onödiga, icke värdeskapande aktiviteter?

 

De vanligaste metoderna är värdeflödesanalys eller flödesdiagram. Ibland kan det vara tillräckligt att genomföra en SIPOC.

 

Resultatet av analysen är att teamet får en djupare förståelse för hur processen fungerar, eller inte fungerar. Det är värdefullt i sig, men den stora nyttan infinner sig när teamet tar fram och genomför sin handlingsplan för att förbättra processen.

En SIPOC genomförs på några timmar och resulterar ofta i en knippe åtgärder som har prioriterats för att de bedöms få stor effekt med en liten insats. Att kartlägga en process i ett flödesdiagram brukar kunna färdigställas på en dag. En värdeflödesanalys kan ta flera dagar, framförallt för att den kräver insamling av data eller mätningar. Oavsett vilken metod som väljs så bör teamet vara representerat av samtliga aktörer i processen. Då undviker man spekulationer och får en bättre gemensam förståelse.

Lean Assessment

 

Lean Assessment syftar till att ta reda på hur mogen organisationen är i förhållande till Lean principer och metoder.

Med hjälp av graderingen av ett stort antal påståenden inom sex delkriterier får man fram en profil som visar inom vilka områden organisationen är stark och vilka områden som behöver förstärkas.

Med hjälp av utvärderingsmodellen går det också utmärkt att sätta mål både på huvudkriterienivå och

på delkriterienivå. När utvärderingen görs om, förslagsvis efter ett år så kan du se vilka förändringar som har skett. Genomförande kan ske enligt intervjumetoden där en intern eller extern förbättringsledare genomför intevjuer baserat på kriterierna i modellen. En annan metod är att samla ledningsgruppen för den aktuella delen av verksamheten i en workshop, där ledningsgruppen samtidigt får möjlighet att diskutera frågor som sällan avhandlas i vanliga ledningsgruppsmöten.

Utvärdering enligt modeller för kundorienterad verksamhetsutveckling

 

Ta ett helhetsgrepp om hela organisation, dess huvudmän, ledare, medarbetare, kunder, leverantörer samarbetspartners.

Hur fungerar den strategiska planeringen? Hur utvecklas och leds processer? Hur utvecklas medarbetarnas kompetens? Men framförallt, vilka resultat uppnås i förhållande till medarbetarutveckling, kundnöjdhet och övriga relevanta verksamhetsresultat?

Utvärderingen kan göras på flera olika sätt. - Allt ifrån en enkel enkätmetod till att en komplett verksamhetsbeskrivning görs, som sedan ett utomstående examinatorsteam värderar och ger konstruktiv återkoppling på.

I boken Kundorienterad verksamhetsutveckling kan du läsa om de olika metoderna som modellerna kan användas på.

Potentialkartläggning

 

En satsning på kvalitet eller Lean kostar tid och pengar. Javisst, men det kommer att löna sig. Hur mycket det kommer att löna sig kan organisationen ta reda på genom en potentialkartläggning.

Kartläggningen kan avgränsas till en process, en avdelning eller för en hel organisation.

En potentialkartlägg kommer och visa var de lågt hängande frukterna finns och vilka områden som har störst potential.

Som regel kräver potentialkartläggningen tillgång till data från ERP-system eller andra verksamhetssystem. En kartläggning kan ta allt från några dagar upp till en månad eller mer beroende på organisationens storlek och komplexitet.

Copyright © All Rights Reserved